一次会议或者大型的会展活动是否能成功举办，会议的前期的宣传策划活动起到了关键的作用，只有开一个好头，才能确保会议成功的举办。专业的会议公司一定要科学有效的做好会前的宣传策划工作，这也是考察一个会议是否具备专业水平和是否有接待实力的重要依据。
黄山米廷会展有限公司是集团化的公司，实行统一的标准化会议、会展流程。可以为主办方提供专业，系统化的服务，我们有标准化的模版，有经过专业系统培训的专业会议接待人员，可以承接各种形式和类型的会议、会展，能有效的进行活动前期的宣传工作。
前期宣传工作可以采用多种形式，但还要用最小的成本支出来达到最好的宣传效果，这是任何一个会议主办方都特别关心的问题。近年会议会展活动有了长足的发展，随之各种形式的会议宣传也孕育而生，新闻发布会已成为近期比较有效的前期宣传方式，深受大多数客户的喜爱。因此，，特制定了以下注意事项，按照米廷会展官方新闻发布会设计策划流程，严格要求每一位员工，确保成功完成每位客户交给我们的任务。
首先、
根据主办方的企业文化或活动的要求，认真探讨会议内容和性质，找出此次新闻发布会的要点，按新闻点重点策划组织新闻资料，全程指派专业文案人员撰写新闻稿，第一时间内向所有受邀新闻媒体提供文字资料。
其次、要多方了解和掌握在近期内是否有重大事件发生，或者其它同级别的发布会。按照发布会的规模和要求确定时间以及会场。前期的准备工作全部落实到位后，向负责的媒体策划人发送电子或纸质的邀请函，这项工作要在发布会前20天完成。
第三、 同主办方确定嘉宾礼品，并与主办方沟通一对一的落实会场参加人数、座次、演讲嘉宾的出场顺序，演讲时间、发布会现场氛围营造效果等。
第四、 按照会场的要求提前完成设备物料全部采购工作，并制定会议可能出现情况的应急预案。
第五、
会议人员安排到位，各负其责、主题要素、音响、灯光、互动节目等其他细节落实到位，由于新闻发布会具有特殊性，可能会临时出现一些情况，所以在会议开始之前至少安排主持人与客户二次以上的沟通，确保主持人对主办方的要求很了解和熟悉，并且要按排专业的随机应变能力强的主持人。
第六、 全体会议执行人员及供应商必须在发布会开始前2小时到位，提前进行调备调试、相关人员走台，流程进入再次对接。
第七、发布会现场确保衔接到位，顺利流畅。所有执行人员各就其位，配发专业的会议对讲机及耳麦，指定专人负责整个现场调度工作。
第八、 跟踪发布会，收集和整理相关资料，进行保存，如剪报、重要的发言稿，视频剪辑等。
第九、 搜集整理所有会议资料，填写《新闻发布会效果调查统计表》，交给主办法相关人员保存，公司也要存档一份，作为与该客户再次合作时的参考资料。