会议咨询电话：0559－2519618 举办一次会议,会前对会议预算的把控非常重要,要想核算准确,必须对整个会议流程非常清晰.对会议的各个环节要产生的费用要做到心中有数.根据黄山会议公司这么多年接待会议的经验,总结出以下几个方面的内容:
举办一次会议,会前对会议预算的把控非常重要,要想核算准确,必须对整个会议流程非常清晰.对会议的各个环节要产生的费用要做到心中有数.根据黄山会议公司这么多年会议接待的经验,总结出以下几个方面的内容:
1、 住宿费:
会议选择酒店很关健,同地区同级别的酒店价格差距也很大,笔者建议在选择会议酒店时尽可能避开闹市区,也说是常说的市中心,这样可以为你的酒店选择节约一大笔开支.然后根据参会的人数,算出总共用多少房间,有几晚,这样就很容易算出会议所要花费住宿方面的费用.
2、会场费
会场是一次会议的主要活动场所,其费用包括的内容也很多,大致有以下几个小项:
(1)、会场租金：能接待会议的酒店，其经常用的比如音响设备、灯光设备、纸张、铅笔、茶水服务等都具备,这样的配备对一般常规会议就够了,但是对特殊会议,这样配备还远远不够.
(2)、其它物料租赁费用：比如会议需求涉及到LED电子屏、高流明度投影仪、幕布、logo灯、启动球、签到机等设备时，则需要委托的会议公司另行采购,此块费用因其要求不同,价格差距也不小。在核发费用的时候,要注意.
(3)、布场费用：会议前,有一些可装饰的环境也特别重要，如条幅、主席台背景板、易拉宝、展架、鲜花绿植等。可以完全烘托会场气氛.这块花钱不多,但做出来后,效果完全不一样.
(4)、其它费用：为了保证会场的各方面的到位要产生的费用,如运输、仓储、人工等其他费用。
3、交通费用
1、大交通:一般是客人自理,但在发邀请函时要提示客人相关交通信息。
2、区间交通：包括机场火车站接送费、会议期间考察用车费等.这细费用一般都在会务费用里面,一定要事先核好.
3、保障交通：会议活动期间一定要安排1到2台备用保障车辆，便于应对临时突发状况,这块费用一般都按包天计算,核算费用中也要算进去.
4、餐食费用
1、早餐：常规的酒店客房价格中已经包含早餐费用，如主办方需要根据自身会务需求特定早餐，则需要与酒店沟通另行定价
2、正餐
(1)、会议期间工作餐：一般为自助餐，根据酒店提供的自助餐起订人数、菜品数量、用餐标准、餐厅服务等条件灵活掌握
(2)、欢迎晚宴或晚宴：在会议召开的前一天也就是报到当天或者是会议结束的当天而安排进行的高标准宴会，这一点需要额外注意，并委托负责接待的当地会议公司相关人员与酒店提前商定菜品种类、形式、标准等。
(3)、酒水服务及其他：宴会标准确定之后，需要落实酒水服务事宜，酒店是否允许自带酒水消费、选择什么价格标准的酒水以及自带酒水酒店是否收取服务费等细节。
5、茶歇
要提前和酒店协商,茶歇摆放的位置及标准,以及一天会议中的次数等,一般是按人数收费.这一点要计算好.
6、预留费用：就是指一些可能会在会议举办过程中临时出现的预料之外的费用，作为一个专业的会议工作人员，一定要在做会议预算时预留此项费用，并以现金形式准备好，再应急的时候随时备用。