根据我们黄山米廷会展公司多年从事会议接待的经验，一定要委托专业的会议会展接待公司。专业的公司，可以保证您的展台搭建，会场布置，会议策划执行精准到位，这样可以为你节省大量的时间和精力,也为你成功举办会议打下了良好的基础
根据我们黄山米廷会展公司多年从事会议接待的经验，一定要委托专业的会议会展接待公司。专业的公司，可以保证您的展台搭建，会场布置，会议策划执行精准到位，这样可以为你节省大量的时间和精力,也为你成功举办会议打下了良好的基础.在具体实施过程中,要注意以下几点:
一.找最好的会议会展接待公司
一个地区,一个城市有多家会议公司,不同会议公司其接待能力差别也很大.有的经验丰富,有的则经验不足.那么在选择的时候,一定要选一家有实力,信誉好的公司,来做为自已的委托接待单位.找这些会议公司可以在网上查找:比如百度搜索
XX会议公司,多少人会议室,XX舞台搭建,等等.在开会城市确定下来后,就可以在该城市找一家最好的会议会展公司.让其拿出策划方案.
二.选择好会议的酒店或场地,安排好其它配套事宜
首先看自已的会议性质,是企业的年会,还是培训会,还是产品推广会等,根据参会的人数和标准,选择相适应会议的酒店和会议室.特别是在选会议室时,一定要细中又细.比如会议室的大小,物品摆放的空间.参会人进出的通道,会议室中间有无立柱和吊灯等,然后在再考虑背景版如何搭设,条幅或电子屏是如何安装,做到会场布置合理有序.
三.除了酒店可配设备以外,还要外租部分设备
会议酒店一般的硬件设备大都具备,比如主席台、麦克风、普通投影仪、水牌、普通视听设备、幕布等但是更高要求的一般酒店则不具备.比如:起动球、水晶演讲台、高流明投影仪、线阵音箱、专业舞台灯光、高清LED电子屏等专业设备.这些都要和会议公司提出,我需要什么等级的硬件设备.让会议公司在方案中体现出来.
四、有具体实实施过程中,如何将企业的文化值入每个细节中,相关元素要向会议公司说明.
在活动之间要做很多事情,比如制作邀请函、会场背景板、会议礼品、包装袋等印刷品，要体现会议的内涵和目的性.为会议进行过程中增加亮点.
五、会务组一定要提前一到两天到场
以上4项在和会议会展公司有效沟通以后,要签定合同.并提前给会议公司打一部分的预定款项,一般会前打30%,这样才能确保会议公司及时实施.会中在打款30%,会议结束前全部付清款项.会务组提前到场,检查每个环节的实施情况,有问题及时和会议秘书沟通,把问题处理在萌芽之中.在会议期间,检查协调各个环节.
六.会后的及时总结,并和会议公司结成伙伴,为下次合作留有机会
在会议结束时,及时总结.真对这次活动的效果做出准确评估,为下次会议留下宝贵经验.也通过这次合做,和相关合作单位结下友谊,为今后再次举办举办会议打下基础/